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Scoping-Vorprojekt

Es empfiehlt sich, ein Scoping-Vorprojekt mit den Fachbereichen durchzuführen – noch vor den Aktivitäten des SAP-Movement-Programms, mit dem der Kunde gemeinsam mit SAP oder einem Implementierer Wege zu S/4HANA und mögliche Realisierungen analysiert.

Im Vorprojekt sind unter anderem die folgenden Fragen zu beantworten:

• Geschäftsprozesse
  Wie ist der Automatisierungsgrad der administrativen Geschäftsprozesse? Gibt es KPIs, z.B. Mitarbeiterminuten je Vorgang, …  Wie viele Mitarbeiter (FTEs) arbeiten eher transaktionale Routinevorgänge ab? Wie ist die derzeitige IT-Unterstützung? Wie ist die Integration von administrativen und anderen Geschäftsprozessen (Produktion, Marketing, …)? Ist die Governance der IT eher zentral oder dezentral geprägt? Soll dies so beibehalten werden?
• Historische Daten
  Wie stehen die historischen Daten zur Verfügung? Wie relevant sind sie für die verschiedenen Fachbereiche?
• Mitarbeiter
  Wie viele Mitarbeiter-FTEs aus betroffenen Fachbereichen und IT stehen zur Verfügung? Wie ist der Ausbildungsstand bezüglich der für die Transformation notwendigen Themen?
• Veränderungen des Markts
  Ist mit disruptiven Veränderungen des Marktes z.B. durch neue Mitbewerber und/oder neue Technologien zu rechnen? Ist die Einführung neuer Geschäftsfelder geplant?
• Lizenzen
  Wie ist die derzeitige Lizenzstrategie? Gibt es bereits Überlegungen / Festlegungen zur zukünftigen Lizenzstrategie?
• Enterprise Architecture
  Wie integriert / harmonisiert ist die derzeitige IT-Landschaft? Gibt es Subsysteme – lokal oder funktional, die in der Vergangenheit häufig Probleme bereitet haben? Gibt es Legacy-Systeme, deren Bedienung altgediente Programmierer/Administratoren erfordert? Welche Funktionen werden zukünftig innerhalb und welche außerhalb von SAP abgebildet?
• Zeit- und Budgetplanung
  In welchen Zeitraum und mit welchem Budget soll die S/4HANA Migration realisiert werden? Welche internen und externen Ressourcen werden dazu benötigt? Wie soll die Projektorganisation aussehen?

Durchführung des eigentlichen S/4HANA-Projekts

Für den Kern des eigentlichen SAP-Projekts schlägt SAP eine Activate genannte Projektmethodik vor. Sie geht in sechs Schritten vor, der Vollständigkeit halber seien sie hier genannt: Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy, Run. Unternehmen, die eine S/4HANA-Einführung planen, sollten sich mit der Methode und ihrer Einbindung in unternehmensspezifische Projektmethodiken vorab vertraut machen.

Ein wichtiger Bestandteil von Activate – nebst Empfehlungen für die Vorgehensweise im Projekt – sind die sogenannten best practices: Für alle Geschäftsprozesse, die mit S/4HANA durchgeführt werden, schlägt SAP einen Standard vor. Im Laufe des Projekts wird analysiert, an welcher Stelle bestehende Geschäftsprozesse durch den Standard abgebildet werden können und an welcher Stelle Anpassungen vorgenommen werden müssen. Nachgerade banal zu schreiben: je mehr der Standard zum Tragen kommt, umso geringer die Kosten für Bau und Betrieb des Systems.

Von herausragender Bedeutung ist die erste Phase, Discover, in der die Unternehmung ihre Ziele und grundlegend den Weg dorthin definiert. Wiederum für den SAP-Teil bietet SAP allen Kunden mit Enterprise-Support kostenfrei das sogenannte Movement-Programm an: Mit verschiedenen Tools kann der SAP-ERP-Kunde sein(e) Bestandssysteme(e) auf S/4HANA-Fähigkeit untersuchen, Vorschläge für die Optimierung der kaufmännischen Fachbereiche sowie eine grobe Übersicht über Aufwände und die Projektlaufzeit aus Sicht der SAP erhalten.

Transition Paths

Ihr S/4HANA-System können Sie auf verschiedenen Wegen, sogenannten Transition Paths, einrichten. Der geneigte Leser mag bereits die Begriffe Greenfield, Brownfield oder andere Bezeichnungen aus dem Farbspektrum gehört bzw. gelesen haben. Im Wesentlichen bedeutet ja Greenfield „wir bauen ein neues System von Grund auf“ und Brownfield „wir migrieren die Bestandssysteme in das Zielsystem“.

Etwas detaillierter dargestellt: der Greenfield-Ansatz, im SAP-Sprachgebrauch New Implementation, wird in den oben genannten drei Ausprägungen angeboten, namentlich Any Premises, Cloud Essential Edition und Cloud Extended Edition. Im Brownfield-Ansatz gibt es zum einen die System Conversion, bei der ein System migriert wird, und die Landscape Transformation, in der mehrere Systeme, ggf. auch Schritt für Schritt, transformiert werden. Der Brownfield-Ansatz kann nicht gewählt werden, wenn das Zielsystem eine S/4HANA-Cloud-Lösung Essential oder Extended Edition ist – für diese Zielarchitektur ist immer der Weg über eine New Implementation vorgegeben.

Die folgende Tabelle fasst die im Blog vorgestellten Transition Paths und S/4HANA Zielarchitekturen zusammen:

Es gibt also, wie so häufig, viele Wege nach Rom. Den am besten geeigneten Weg zu identifizieren, ist eine Aufgabe, die die Verantwortlichen möglichst frühzeitig erledigen sollten.

Last but not Least

Nach mehreren aktuellen Studien verhalten sich viele Unternehmen noch abwartend. Ein Blogbeitrag, der im Juni 2020 veröffentlicht wird, muss ja nachgerade einen Hinweis auf CORONA enthalten, hier ist er: seit März wurden viele IT-Einführungsprojekte auf „on hold“ gesetzt, einige gar ganz gestrichen. Wir hoffen, dass etwa nach den Sommerferien „unser Land wieder angeworfen wird“, um die Werbung eines Kfz-Herstellers zu zitieren; dann sollte in vielen Projekten der Faden wieder aufgenommen werden. Wir empfehlen, mit dem Beginn der Überlegungen bzw. dem Fortführen der Vorbereitungen nicht zu lange abzuwarten: zumindest im Rahmen einer Voranalyse ist ein Scoping mit recht geringem Aufwand durchführbar, und es gibt frühzeitig wertvolle Erkenntnisse für die Definition Ihrer Strategie für die Digitale Transformation. Legen Sie los!

Hinweise:

• ACENT nutzt aus Gründen der besseren Lesbarkeit bei Personenbezeichnungen ausschließlich die männliche Form. Sie gilt im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter und stellt keine Wertung dar.
• SAP S/4HANA ist eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.

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Die Anwendung S/4HANA wurde vor fünf Jahren ins Leben gerufen. Schon seit fast zehn Jahren gibt es den Namen HANA (ursprünglich für High Performance Analytic Appliance) für die darunterliegende Datenbank. SAP sagt recht unbescheiden, mit S/4HANA sei „the intelligent enterprise“ möglich. (Anmerkung: An Anglizismen im SAP-Universum haben wir uns gewöhnt, auch dieser Blog-Beitrag wird keine Übersetzungsversuche unternehmen.) Im Kern bietet S/4HANA die performante Verarbeitung und Analyse erheblich größerer Datenmengen als im bisherigen System möglich, mehr Informationen in Realtime, vereinfachte Simulationsmöglichkeiten, einfachere Bedienungsoberflächen und die Möglichkeit, auf das eine oder andere Vorsystem oder Umsystem, das im Wesentlichen aus Performancegründen eingerichtet wurde, zu verzichten. Dem uralten Menschheitstraum von der Single Source of Truth kommt Ihr Unternehmen mit S/4HANA ein gutes Stück näher. Dies wird ermöglicht durch die Architektur der unter S/4HANA liegenden Datenbank (die nicht Gegenstand dieses Beitrags ist) und das auf die Architektur ausgerichtete Neuschreiben der Applikation S/4HANA.

Das Minimalziel,

das eine Unternehmung mit der Einführung von S/4HANA erreicht, ist das Ersetzen des bisherigen SAP-ERP-Systems durch ein System, das – man beachte! – im Wesentlichen einen gleichartigen Umfang beinhaltet. Man findet nicht mehr unbedingt die vertrauten Modulnamen wie FO, CO, MM und SD. Viele grundlegende Transaktionen hingegen (Buchung einer Eingangsrechnung, Buchung eines Warenausgangs, …) sind dem Wesen nach gleichgeblieben – manchmal in neuem Gewand. Sogar dieses Minimalziel ist jedoch bereits eine Transformation, die tief in die Prozesslandschaft der Unternehmung eingreift: durch die neue Technologie wird eine neue zentrale Tabelle der Datenbank, die den „eingängigen“ Namen ACDOCA trägt, in Echtzeit aktualisiert. In dem Moment, in dem die ebengenannten Beispiele (Eingangsrechnung, Warenausgang) gebucht sind, steht die Information allen Modulen, allen Transaktionen und Auswertungen sofort zur Verfügung. Damit fallen einige Transaktionen zwischen Modulen weg, andere Prozesse werden verschlankt oder beschleunigt.

Weitergehende Ziele

Jedes SAP nutzende Unternehmen legt selbst fest, welche Geschäftsprozesse in die Digitale Transformation aufgenommen werden sollen – und welche Produkte und Technologien zum Einsatz kommen sollen. Im Umfeld von S/4HANA bietet SAP entsprechende, die Funktionen erweiternde Systeme an, die in der Regel durch Zukäufe ihren Weg in das SAP-Universum gefunden haben und in die Gesamtarchitektur integriert werden. Bekannte Beispiele sind Successfactors, Ariba und C/4HANA. Der SAP-Kunde muss evaluieren, ob er SAP-Produkte oder Produkte alternativer Anbieter einsetzt. Die Nutzung neuer Technologien wie Artificial Intelligence, Machine Learning oder Robotic Process Automation ermöglicht an vielen Stellen das Verschlanken und die Beschleunigung der Prozesse. Auch bezüglich dieser Technologien muss das Unternehmen evaluieren, welche Technologien für welche Geschäftsprozesse erfolgreich eingesetzt werden können. Ebenso das Erstellen eines optimierten Zeit- und Ablaufplans ist von entscheidender Bedeutung: Welche Transformationsgeschwindigkeit kann das Unternehmen bewältigen? Welche Ressourcen können für die Transformation freigemacht werden?

IT-Architektur: S/4HANA als Software as a Service oder als Produkt

Eine wesentliche Entscheidung, die das Unternehmen bei der Einführung von S/4HANA treffen muss, ist die Frage, ob das System in der Form Software as a Service oder als Produkt erstellt und betrieben werden soll.

S/4HANA als Produkt: dies ist sicher eine Struktur, die der Ist-Situation am Nächsten kommt. S/4HANA wird einmal im Jahr funktional aktualisiert; es ist im Entscheidungsbereich des Kunden, wie häufig er auf die neue S/4HANA-Version umsteigt. Die aktuelle Version ist 1909, eingeführt im September 2019; es steht zu vermuten, dass im September 2020 die nächste Version, 2009, eingeführt wird. Der Kunde ist eher frei, Anpassungen und Erweiterungen vorzunehmen (möglichst nicht am Code von S/4HANA selbst). Das Produkt S/4HANA wird von SAP als „AnyPremise“ vermarktet; der Kunde hat die Wahl, das System im eigenen Rechenzentrum (On Prem) zu betreiben, im Outsourcing oder bei einem Hyperscaler (Azure, AWS, …); es besteht auch die Möglichkeit, den von SAP angebotenen Infrastructure as a Service-Dienst Hana Enterprise Cloud (HEC) zu nutzen; in dieser Variante leistet SAP über die Bereitstellung des Produkts S/4HANA hinaus einige Services im Betrieb des Systems.

In der Ausprägung S/4HANA Software as a Service werden zwei Versionen, „Essential Edition“ und „Extended Edition“, angeboten:

Cloud, Essential Edition: diese Edition bietet S/4HANA als reines Software as a Service-Modell an, die Governance des Systems liegt bei SAP. Die Software bekommt alle drei Monate ein Update; derzeit läuft die Version 2005. Die Updates werden automatisch von SAP eingespielt; der Kunde hat hier nicht die Möglichkeit, einen Cloud-Anbieter (AWS, Azure, …) selbstständig zu wählen. Der Kunde hat des Weiteren vergleichsweise wenig Möglichkeiten, das System zu verändern. In dieser Version ist die Standardisierung sicher am höchsten, die Total Cost of Ownership dürfte am niedrigsten sein, jedoch auf Kosten der Flexibilität und Erweiterbarkeit. Die Essential Edition richtet sich eher an Firmen, die in einem Land tätig sind und nicht branchenspezifische Anforderungen mit dem S/4HANA-System abbilden wollen. (Diese Edition hieß bis vor kurzem Multi Tenant Edition.)

Cloud, Extended Edition: obwohl auch als Software as a Service angeboten, ist diese Edition dem Wesen nach sehr nahe an On Premises; die Software nutzt zwar die gleiche Basis wie die Essential Edition, der Funktionsumfang ist jedoch so groß wie bei der On Premises-Variante: SAP hat diese Edition für 25 Branchen und 50 Länderversionen ausgeprägt – ergo können viele länder- oder branchenspezifische Anforderungen im Standard abgebildet werden. Auch liegt hier die Entscheidung über Upgrades etc. beim Kunden. Der Unterschied zu on Prem ist also eher technisch, sprich das System wird in der Cloud betrieben, und lizenzrechtlich, sprich das System, wird als SaaS betrieben – beispielsweise bei SAP, oder auch bei anderen Anbietern (AWS; Azure, …). Ergänzend sei erwähnt, dass diese Edition bis vor kurzem Single Tenant Edition hieß.

Es gehört zum Projektinhalt in einer recht frühen Phase, die Entscheidung über diese IT-Architektur zu treffen.

Aus unserer Erfahrung hat es sich bewährt, diese Fragen in einem vorbereitenden, neutralen Scoping Projekt zu beantworten. So stellen Sie sicher, dass sie den maximalen Nutzen aus Ihrer S/4HANA Migration ziehen.

Hinweise:

• ACENT nutzt aus Gründen der besseren Lesbarkeit bei Personenbezeichnungen ausschließlich die männliche Form. Sie gilt im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter und stellt keine Wertung dar.
• SAP S/4HANA ist eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.

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In unseren Projekten begegnen wir häufig den unten aufgeführten Situationen – den aus der Situation entstehenden Wunsch nach Verbesserung haben wir jeweils in der Überschrift aufgeführt. Auch wenn sich die Beteiligten häufig an diesen Status Quo gewöhnt haben, ist doch eine Verbesserung in Effizienz und Effektivität empfehlenswert und im Rahmen einer Digitalen Transformation mit und um S/4HANA möglich.

• Der Wunsch nach Alternativen: Sie haben ein zentrales ERP-System mit dem heutigen Stand der Technik  – wohl von SAP, aber vielleicht auch von anderen Herstellern, die, by the way, auch nicht schlafen… vor einer so großen Transformation wie einer S/4HANA-Einführung mag es durchaus angeraten sein, auch einmal links und rechts nach Alternativen zu schauen.

• Reduzierung der Komplexität: Sie haben entweder ein einzelnes System oder – insbesondere bei international vertretenen Firmen mit ganz unterschiedlichen Aktivitäten ist dies der Fall – eine komplexe Landschaft, die im Laufe der Jahre organisch oder durch Zukäufe gewachsen ist.

• In die Cloud: Sie betreiben die Masse Ihrer Systeme selbst, im eigenen Rechenzentrum (On Premises, häufig abgekürzt on prem). Die Alternative „Betrieb in der Cloud“ ist bereits im Einsatz, der Anteil der entsprechenden Systeme hingegen ist überschaubar.

• Weniger Heterogenität: Sie betreiben nebst Ihrem SAP-System diverse Vor- und Umsysteme. Zwischen den Systemen gibt es Updates, die häufig nur in Batches vorgenommen werden, meist in der Nacht.

• Weniger Abstimmungsarbeiten: Abstimmungen nehmen viel Zeit Ihrer Mitarbeiter in Anspruch. Sei es die Abstimmung zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling, die Abstimmung von Umsatzdaten verschiedener Systeme, zwischen Tochterfirmen und zentrale oder dergleichen mehr. Unterschiedliche Aussagen aus verschiedenen Systemen sind oft nur mit viel Aufwand, bisweilen gar nicht vollständig zu erklären.

• Real Time Reports: Sie betreiben verschiedene Datawarehouses, die periodisch „betankt“ werden und häufig nicht tagesaktuell sind. Die Menge der Daten, die im DWH verarbeitet werden kann, ist begrenzt. Auswertungen über viele Jahre oder über viele Dimensionen stoßen an ihre Grenzen.

• Bessere Usability: Ihre Mitarbeiter nutzen in der Regel die SAP-Maske des guten alten SAP GUI (SAP Graphical User Interface). Diese Maske ist nicht auf Schönheit optimiert, sondern auf Standard. In der Tat kommen Bearbeiter, seien sie in der Verwaltung oder im Lager, nach hinreichend langer Einarbeitung gut damit klar und erledigen effektiv viele Buchungen pro Zeiteinheit. Weniger schön ist der GUI inklusive der Navigation im System für Gelegenheitsuser. Bereits heute gibt es von SAP modernere Benutzeroberflächen (neudeutsch User Interfaces); diese sind aber noch nicht sehr verbreitet.

• Weniger Engpässe: Mitarbeiter im IT-Betrieb, zuweilen Techies genannt, sind rar. In heutigen Systemen wird viel Zeit darauf verwandt, Systeme nur am Laufen zu halten beziehungsweise nach einer Störung wieder anzufahren. Zeit für Optimierungsmaßnahmen ist nicht im Überfluss vorhanden. Sogar sicherheitsrelevante System-Patches werden nicht immer aktuell eingespielt.

In allen oben genannten Situationen lässt sich mit S/4HANA eine Verbesserung erzielen. In den Teilen 2 und 3 werden die Ziele und Wege dazu erläutert.

Hinweise:

• ACENT nutzt aus Gründen der besseren Lesbarkeit bei Personenbezeichnungen ausschließlich die männliche Form. Sie gilt im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter und stellt keine Wertung dar.
• SAP S/4HANA ist eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.

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