Von der Schatten-IT zur integrierten Lösung: Ein pragmatischer Ansatz

Schatten-IT in den unterschiedlichsten Spielarten ist seit Jahrzehnten ein Thema in der Bewirtschaftung der Anwendungslandschaft eines Unternehmens. Aus der Unternehmensperspektive ergeben sich daraus sowohl Vor- als auch Nachteile.  

Einerseits werden teilweise schneller und auch günstiger Wege gefunden, Ergebnisse unter Zuhilfenahme von IT zu produzieren. Dadurch können sich bspw. Kosten- oder Zeitvorteile in Prozessen oder deren Resultaten ergeben, zu denen oft auch eine bessere User Experience dieser Lösungen beiträgt. Andererseits kann die Schatten-IT auch Indikationen für Anwendungslücken in der Prozesslandschaft liefern, und so helfen diese Lücken compliance- und standardkonform zu schließen.  

In den meisten Fällen überwiegen jedoch die Nachteile. In aller Regel sind solche Lösungen nicht eng in die Prozess-, Schnittstellen- und Datenlandschaft eines Unternehmens integriert. Dadurch entstehen manuelle Aufwände und Übertragungsprobleme, die Prozesse mit falschen Daten versorgen und in der Folge falsche Ergebnisse produzieren. Auch in der Überarbeitung oder Neueinführung von Prozessen können solche oft undokumentierten Lösungen zusätzliche Aufwände oder Kosten verursachen, wenn erst spät im Projekt festgestellt wird, dass solche Lösungen involviert sind. Da das Sourcing solcher Lösungen oftmals nicht entlang der Unternehmensstandards durchgeführt wird, ergeben sich Lücken in Bezug auf die Sicherheit und Verfügbarkeit. Und nicht zuletzt ergeben sich aus dem Einsatz dieser Lösungen oftmals Risiken in Bezug auf Compliance, wie bspw. die Datenschutzgrundverordnung.  

Ein pragmatischer Ansatz, um diese Thematik zu beherrschen, liegt in der Adressierung der Vorteile, bei gleichzeitiger Straffung der Governance für die Anwendungslandschaft. Die Vorteile für das Unternehmen liegen in 

• der Schließung von Prozesslücken,
• höherer Passgenauigkeit
• höherer Umsetzungsgeschwindigkeit und
• besserer Benutzerfreundlichkeit.

Lücken sichtbar machen. Wo deckt die offizielle Anwendungslandschaft den Bedarf nicht?

Um diese Lücken zu identifizieren, braucht es Transparenz über die gesamte Prozess- und Anwendungslandschaft. Hierbei unterstützt eine Dokumentation der Prozesslandschaft bis auf bspw. Level 3, in der neben den Aufgaben und Verantwortlichkeiten auch die verwendeten Lösungen festgehalten sind, sowie der qualifizierte Deckungsgrad der aktuellen Lösung. Diese Dokumentation muss ein integraler Bestandteil der diversen Änderungsvorhaben des Unternehmens sein, damit hier eine „single source of truth“ entsteht.

Anforderungen herausarbeiten. Was braucht der Fachbereich wirklich?

Die Anforderungsanalyse muss in der Lage sein die Situation der Benutzer korrekt zu erfassen und sowohl die vorgelagerten als auch nachfolgenden Schritte abzubilden. Hier ist vor allem auch auf die Definition des Zielzustandes bzw. der Akzeptanzkriterien zu achten. In der Durchführung dieser Analyse müssen alle relevanten Stakeholder eingebunden sein. 

Schnell und integriert umsetzen. Iterativ, nah am Nutzer, angebunden an die bestehende Landschaft.

Da die Analyse in den allermeisten Fällen Interpretationsspielräume lässt, ist die Gestaltung der Lösung in enger Abstimmung mit den Stakeholdern und vor allem den Benutzern durchzuführen. Der Einsatz von Prototypen in einer frühen Phase hilft, Missverständnisse schnell zu erkennen und mögliche Nachsteuerungen für das Lösungsdesign zu einem frühen Zeitpunkt einfließen zu lassen. 

User Experience konsequent gestalten. Wer gute Werkzeuge bekommt, baut sich keine eigenen. 

Richtig verstandene User Experience fokussiert sich auf das vollständige Benutzererlebnis bei der Nutzung einer Lösung, nicht nur auf die unmittelbare Usability. Eine User Experience Strategie adressiert die verschiedenen Aspekte die die Effizienz und Effektivität der Nutzung einer Anwendung beeinflussen. Hierbei sind neben den Punkten, die bereits in der Anforderungsanalyse und der Umsetzung einfließen, auch die Dokumentation, Behandlung von Fehlermeldungen und Weiterentwicklung von Lösungen wichtige Bausteine. 

Alle diese Maßnahmen müssen in eine strikte Governance eingebettet werden, die einerseits die Prozessqualität in den oben genannten Schritten sicherstellt, die andererseits aber auch die Organisation dabei unterstützt, trotzdem entstehende Schatten-IT Lösungen in den Standard zu überführen.  

Das konkrete Vorgehen ist abhängig von der Situation des jeweiligen Unternehmens. Die Struktur der IT, die Qualifikationen der Anwender, die Anwendungs- und Sourcing-Strategie für IT-Lösungen und viele weitere Aspekte haben einen Einfluss auf die Art und Weise, wie konkret die Schatten-IT angegangen werden kann und sollte. Wir unterstützen dabei mit umfangreicher und langjähriger Erfahrung aus vielen Kundenprojekten. 

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