Serie: Erfahrungen mit SAP S/4HANA

Die Einführung von S/4HANA ist auf jeden Fall weit mehr als ein rein technisches Projekt, sprich ein Projekt, das alle Fachbereiche maßgeblich betrifft. Dreh- und Angelpunkt für ein erfolgreiches Projekt ist mithin die intensive Einbindung von Top-Management und Fachbereichen!

Scoping-Vorprojekt

Es empfiehlt sich, ein Scoping-Vorprojekt mit den Fachbereichen durchzuführen – noch vor den Aktivitäten des SAP-Movement-Programms, mit dem der Kunde gemeinsam mit SAP oder einem Implementierer Wege zu S/4HANA und mögliche Realisierungen analysiert.

Im Vorprojekt sind unter anderem die folgenden Fragen zu beantworten:

• Geschäftsprozesse
  Wie ist der Automatisierungsgrad der administrativen Geschäftsprozesse? Gibt es KPIs, z.B. Mitarbeiterminuten je Vorgang, …  Wie viele Mitarbeiter (FTEs) arbeiten eher transaktionale Routinevorgänge ab? Wie ist die derzeitige IT-Unterstützung? Wie ist die Integration von administrativen und anderen Geschäftsprozessen (Produktion, Marketing, …)? Ist die Governance der IT eher zentral oder dezentral geprägt? Soll dies so beibehalten werden?
• Historische Daten
  Wie stehen die historischen Daten zur Verfügung? Wie relevant sind sie für die verschiedenen Fachbereiche?
• Mitarbeiter
  Wie viele Mitarbeiter-FTEs aus betroffenen Fachbereichen und IT stehen zur Verfügung? Wie ist der Ausbildungsstand bezüglich der für die Transformation notwendigen Themen?
• Veränderungen des Markts
  Ist mit disruptiven Veränderungen des Marktes z.B. durch neue Mitbewerber und/oder neue Technologien zu rechnen? Ist die Einführung neuer Geschäftsfelder geplant?
• Lizenzen
  Wie ist die derzeitige Lizenzstrategie? Gibt es bereits Überlegungen / Festlegungen zur zukünftigen Lizenzstrategie?
• Enterprise Architecture
  Wie integriert / harmonisiert ist die derzeitige IT-Landschaft? Gibt es Subsysteme – lokal oder funktional, die in der Vergangenheit häufig Probleme bereitet haben? Gibt es Legacy-Systeme, deren Bedienung altgediente Programmierer/Administratoren erfordert? Welche Funktionen werden zukünftig innerhalb und welche außerhalb von SAP abgebildet?
• Zeit- und Budgetplanung
  In welchen Zeitraum und mit welchem Budget soll die S/4HANA Migration realisiert werden? Welche internen und externen Ressourcen werden dazu benötigt? Wie soll die Projektorganisation aussehen?

Durchführung des eigentlichen S/4HANA-Projekts

Für den Kern des eigentlichen SAP-Projekts schlägt SAP eine Activate genannte Projektmethodik vor. Sie geht in sechs Schritten vor, der Vollständigkeit halber seien sie hier genannt: Discover, Prepare, Explore, Realize, Deploy, Run. Unternehmen, die eine S/4HANA-Einführung planen, sollten sich mit der Methode und ihrer Einbindung in unternehmensspezifische Projektmethodiken vorab vertraut machen.

Ein wichtiger Bestandteil von Activate – nebst Empfehlungen für die Vorgehensweise im Projekt – sind die sogenannten best practices: Für alle Geschäftsprozesse, die mit S/4HANA durchgeführt werden, schlägt SAP einen Standard vor. Im Laufe des Projekts wird analysiert, an welcher Stelle bestehende Geschäftsprozesse durch den Standard abgebildet werden können und an welcher Stelle Anpassungen vorgenommen werden müssen. Nachgerade banal zu schreiben: je mehr der Standard zum Tragen kommt, umso geringer die Kosten für Bau und Betrieb des Systems.

Von herausragender Bedeutung ist die erste Phase, Discover, in der die Unternehmung ihre Ziele und grundlegend den Weg dorthin definiert. Wiederum für den SAP-Teil bietet SAP allen Kunden mit Enterprise-Support kostenfrei das sogenannte Movement-Programm an: Mit verschiedenen Tools kann der SAP-ERP-Kunde sein(e) Bestandssysteme(e) auf S/4HANA-Fähigkeit untersuchen, Vorschläge für die Optimierung der kaufmännischen Fachbereiche sowie eine grobe Übersicht über Aufwände und die Projektlaufzeit aus Sicht der SAP erhalten.

Transition Paths

Ihr S/4HANA-System können Sie auf verschiedenen Wegen, sogenannten Transition Paths, einrichten. Der geneigte Leser mag bereits die Begriffe Greenfield, Brownfield oder andere Bezeichnungen aus dem Farbspektrum gehört bzw. gelesen haben. Im Wesentlichen bedeutet ja Greenfield „wir bauen ein neues System von Grund auf“ und Brownfield „wir migrieren die Bestandssysteme in das Zielsystem“.

Etwas detaillierter dargestellt: der Greenfield-Ansatz, im SAP-Sprachgebrauch New Implementation, wird in den oben genannten drei Ausprägungen angeboten, namentlich Any Premises, Cloud Essential Edition und Cloud Extended Edition. Im Brownfield-Ansatz gibt es zum einen die System Conversion, bei der ein System migriert wird, und die Landscape Transformation, in der mehrere Systeme, ggf. auch Schritt für Schritt, transformiert werden. Der Brownfield-Ansatz kann nicht gewählt werden, wenn das Zielsystem eine S/4HANA-Cloud-Lösung Essential oder Extended Edition ist – für diese Zielarchitektur ist immer der Weg über eine New Implementation vorgegeben.

Die folgende Tabelle fasst die im Blog vorgestellten Transition Paths und S/4HANA Zielarchitekturen zusammen:

	S/4HANA Cloud – Essential Edition	S/4HANA Cloud – Extended Edition	S/4HANA – Any Premises
Geschäftsprozesse	Standardisiert, Core ERP-System	Flexibel, Erweitertes ERP-System	Anpassbar (Customizing), Erweitertes ERP
Updates	1/4jährlich	1/2jährlich	Jährlich
Total Cost of Ownership	Niedrig	Mittel	Am höchsten
Lizenz	SaaS	SaaS	Produkt
Governance durch	SAP	Vom Kunden beeinflusst	Vom Kunden beeinflusst
Weg der Transition	Greenfield	Greenfield	Greenfield oder Brownfield

Es gibt also, wie so häufig, viele Wege nach Rom. Den am besten geeigneten Weg zu identifizieren, ist eine Aufgabe, die die Verantwortlichen möglichst frühzeitig erledigen sollten.

Last but not Least

Nach mehreren aktuellen Studien verhalten sich viele Unternehmen noch abwartend. Ein Blogbeitrag, der im Juni 2020 veröffentlicht wird, muss ja nachgerade einen Hinweis auf CORONA enthalten, hier ist er: seit März wurden viele IT-Einführungsprojekte auf „on hold“ gesetzt, einige gar ganz gestrichen. Wir hoffen, dass etwa nach den Sommerferien „unser Land wieder angeworfen wird“, um die Werbung eines Kfz-Herstellers zu zitieren; dann sollte in vielen Projekten der Faden wieder aufgenommen werden. Wir empfehlen, mit dem Beginn der Überlegungen bzw. dem Fortführen der Vorbereitungen nicht zu lange abzuwarten: zumindest im Rahmen einer Voranalyse ist ein Scoping mit recht geringem Aufwand durchführbar, und es gibt frühzeitig wertvolle Erkenntnisse für die Definition Ihrer Strategie für die Digitale Transformation. Legen Sie los!

Bereits erschienen sind Teil 1: “Ihre Ist-Situation – Appetizer für S/4HANA” sowie Teil 2: “Ziele und Scoping des S/4HANA-Projekts”.

Hinweise:

• ACENT nutzt aus Gründen der besseren Lesbarkeit bei Personenbezeichnungen ausschließlich die männliche Form. Sie gilt im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter und stellt keine Wertung dar.
• SAP S/4HANA ist eingetragenes Markenzeichen der SAP SE.

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