In Zeiten von Home-Office und fortschreitender Digitalisierung von bisher papierorientierten Prozessen stößt man schnell auf das teure Kuvertieren von Lohnabrechungen in gedruckter Form und Versenden per Post an die private Adresse des Mitarbeitenden.
Der datenschutzkonforme E-Mailversand von Lohnabrechnungen ist nicht ohne weiteres möglich, denn eine Lohnabrechnung enthält besonders schützenswerte Daten wie das Gehalt, die Religionszugehörigkeit und die Sozialversicherungsnummer. Deshalb ist das Einhalten datenschutzrechtlicher Bestimmungen höchstes Gebot.
Von der einfachsten Möglichkeit, dem Versenden per E-Mail als Dateianhang, rate ich ab. Die Gefahren einer zudem oft unverschlüsselt versandten E-Mail liegen schon bei der Versendung selbst. Kleinere Rechtsschreibfehler in der E-Mail-Adresse bewirken, dass der falsche Empfänger eine fremde Gehaltsabrechnung erhält, bedingt durch die Outlook-Autovervollständigung vielleicht sogar eine firmenfremde Person. Es gibt aber verschiedene Möglichkeiten, den Versand datenschutzkonform und sicher zu gestalten.
Grundsätzlich laufen alle Verfahren darauf hinaus, dass sichergestellt sein muss, dass nur der berechtigte Empfänger die Mail erhält und sie auf dem Weg dorthin nicht von Dritten (beabsichtigt oder auch unbeabsichtigt) eingesehen werden kann. Ist dies gewährleistet, endet die Verantwortung des Arbeitgebers.
Drei Alternativen möchte ich Ihnen kurz vorstellen:
Die spannende Frage ist aber: Wie geht es nun weiter? In der Regel wird sich der Mitarbeiter die elektronische Gehaltsabrechnung ausdrucken wollen. Hierzu sollte im Office ausschließlich ein entweder direkt am Arbeitsplatz befindlicher Drucker ausgewählt werden können oder ein Netzwerkdrucker mit einer Ident-Funktion. Letzteres ist notwendig, damit nicht eine ausgedruckte Lohnabrechnung von Kollegen*innen, die z.B. gerade am Zentraldrucker stehen, gelesen werden kann. Eine schwache, nicht ganz datenschutzkonforme Lösung ist, den Ausdruck am zentralen Drucker so zu organisieren, dass die Lohnabrechnung mit der bedruckten Seite nach unten liegt. Hier besteht allerdings immer noch ein Restrisiko, dass das Dokument von unberechtigten Dritten eingesehen werden kann. Der Ausdruck im privaten Bereich liegt nicht mehr in Ihrer Verantwortung als Arbeitgeber.
Unerheblich ist beim digitalen Versand, ob die Entgeltabrechnung an die private oder geschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden geschickt wird, solange die aufgeführten Aspekte berücksichtigt werden.
Fazit
Am einfachsten ist der Versand per E-Mail mit der verschlüsselten Lohnabrechnung im Anhang. Dabei sind folgende Dinge zu berücksichtigen:
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Roland von Gehlen | 28.04.2020